O que são KPIs e como funcionam?

Quando falamos sobre estratégias para os negócios, é importante que elas consigam medir a performance das ações, além de acompanhar o desempenho e sucesso da estratégia. Sendo assim, vamos falar sobre KPIs no artigo de hoje.

Mas o que são KPIs afinal de contas?

De forma resumida, KPI (Key Performance Indicator), também chamados de Indicador-Chave de Performance, é uma ferramenta muito utilizada nas organizações, com o objetivo de medir se as ações conseguem atingir os objetivos e metas.

Os KPIs permitem que as empresas vejam o progresso em direção ao alcance de metas e sucesso. Se as empresas não conhecerem seus pontos fortes e fracos, não poderão desenvolver planos de melhoria eficazes.

Mas como eles funcionam? Os KPIs medem os processos internos mais importantes de uma empresa e fornecem valores quantitativos básicos que permitem que o nível de desempenho e sucesso das estratégias sejam monitorados e mais bem controlados.

Vamos entender como os Key Performance Indicators (KPIs) funcionam? Continue a leitura para saber mais sobre KPIs e seus benefícios.

Confira os tópicos deste artigo.

O que são KPIs?

Como já explicado, KPI é uma sigla da expressão em inglês “Key Performance Indicator”. Em tradução livre, o termo significa Indicador-Chave de Performance.

Entendemos elas como métricas fundamentais para os negócios e, por esse motivo, elas devem englobar e auxiliar as áreas do negócio, desde a equipe de marketing até a equipe de vendas.

Os KPIs, de certa forma, funcionam como ‘veículos de comunicação’ porque permitem que os órgãos administrativos de uma organização comuniquem a seus subordinados a eficiência de um processo e como ele está se desenvolvendo ao longo do tempo.

Com essas informações, cabe aos líderes e equipes desenvolver planos de ação para atingir metas específicas e usar KPIs para determinar se as metas estão de acordo como os seus anseios.

No entanto, também é importante lembrar que os KPIs analisados por uma empresa podem mudar dependendo das condições de negócios e posicionamento dela no mercado.

Não pense que os KPIs apresentam apenas resultados positivos. Um detalhe importante é que esses indicadores também apresentam os resultados negativos, indicando onde a implementação de tal estratégia falhou. É ou não é importante, ou até mesmo necessário, para seu negócio?

Os principais objetivos dessa ferramenta são:

Medem os processos internos mais importantes de uma empresa;
Fornecem valores quantitativos básicos;
Controle de estratégias e desempenho.

É importante ressaltar que existem milhares de métricas que podem ser utilizadas. Porém, o mais importante é a escolha das métricas que você e sua empresa desejam medir.

Mas qual é a diferença entre Indicador-Chave de Performance (KPIs) e as métricas? Continue a leitura para responder essa pergunta.

Qual é a diferença entre KPIs e métricas?

Sim, indicadores-chave de performance não são como as métricas. Porém, uma métrica pode se tornar um indicador-chave de performance. Meio confuso, né? Mas vamos responder a essa dúvida.

Vamos lá: os KPIs são os indicadores de extrema importância para o progresso de uma empresa e seus objetivos. Já as métricas, são apenas indicadores que precisam ser quantificados e medidos.

Agora é a hora da verdade. Se, por acaso, essa métrica for importante para as estratégias do seu negócio, ela se tornará um KPI. Conseguiu entender a diferença entre eles?

Agora que sanamos essa dúvida, vamos entender melhor sobre os tipos de KPIs. No próximo tópico, traremos esse assunto com maior profundidade, vamos lá?

Quais são os tipos de KPIs?

Um KPI precisa ser relevante para o seu objetivo. Os KPIs são intrinsecamente ligados aos objetivos por um motivo muito simples: são eles que medem a performance de cada um dos objetivos.

É importante ressaltar que os KPIs não servem apenas para avaliar o desempenho geral de uma empresa. Também pode ser usado para medir o progresso em setores ou projetos específicos.

Dito isso, independentemente do qual (ou quais) você utiliza, é importante que esteja de alguma forma vinculado às metas propostas pela sua estratégia de negócios.

Por esse motivo, os KPIs se enquadram em três categorias:

Indicadores Estratégicos;
Indicadores Táticos;
Indicadores Operacionais.

Vamos entender um a um a partir de agora.

Indicadores Estratégicos

Quando falamos de KPIs estratégicos, os objetivos da sua empresa serão os norteadores. Dependendo das decisões e situação atual da empresa, você pode escolher diferentes métricas para medir sua estratégia.

Ou seja, os KPIs estratégicos estão diretamente relacionados às metas definidas pela empresa durante o planejamento estratégico.

Indicadores Táticos

Complementando os indicadores estratégicos, os indicadores táticos têm a função de avaliar se os objetivos da empresa então perto de serem atingidos. Ou seja, sem eles, não é possível obter os KPIs estratégicos.

Indicadores Operacionais

Os KPIs operacionais, também conhecidos como OPIs, são usados para avaliar com mais precisão o progresso dos objetivos em relação aos indicadores-chave táticos e estratégicos.

Em suma, esses KPIs têm a capacidade de explicar quais fatores levaram ao resultado dos KPIs estratégicos e táticos.

Abaixo, listaremos alguns exemplos de KPIs para você se inspirar e buscar os indicadores ideais para a sua empresa:

Meta de vendas;
Produtividade;
Custo de aquisição de clientes (CAC);
Turnover;
Ticket médio;
Receita média por unidade;
Gap de habilidades;
Payback.

Quais os benefícios de KPIs?

É importante ressaltar que os indicadores-chave estão diretamente relacionados ao alcance dos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico dos negócios. Porém, para usar os KPIs, você precisa identificar as metas que você e sua equipe desejam alcançar.

Por isso, ressaltamos que é de extrema importância que você escolha os KPIs que mais contribuem para monitorar o desempenho de seus objetivos.

Se você ainda está se questionando sobre os benefícios de utilizar os KPIs em sua empresa, decidimos listar alguns pontos positivos que destacam a importância dessa técnica para a gestão empresarial.

Disposição e organização de informações sobre etapas de produção;
Visão clara do progresso da empresa;
Maior agilidade e entendimento na divulgação dos resultados para parceiros e colaboradores;
Disposição e organização de informações de diferentes áreas da empresa;
Facilidade na tomada de decisões;
Identificação dos pontos fortes e fracos da empresa;
Simplificação dos processos de produção;
Otimização dos relatórios.

Como monitorar os KPIs?

De nada adianta saber sobre KPIs se você não sabe como monitorá-los. Quando analisamos os planos estratégicos e de ação de cada setor, conseguimos também entender quais são os objetivos da empresa e isso é muito útil para iniciar esse monitoramento.

Os KPIs de monitoramento devem servir como indicadores para o que está certo, mas também mostrar aquilo que está errado.

O gerenciamento eficiente de KPI mostra quais processos não estão funcionando conforme o esperado e onde você e sua equipe precisam concentrar seus esforços.

Imagine, por exemplo, que algum dos processos impostos no seu negócio não está dando o retorno que deveria. Como proceder nesse momento? Após essa análise, você deve iniciar a fase de ação, que consiste em corrigir e realizar manutenções nos processos que apresentam maus resultados.

Percebe a importância dos KPIs nas melhorias da sua empresa? E é exatamente isso.

Um dos principais objetivos da gestão de KPI é otimizar a gestão estratégica da empresa, gerar mais resultados, dinamizar processos para obter melhores resultados para a organização e ser mais eficaz no alcance dos objetivos.

No próximo tópico, falaremos um pouco mais sobre escolher um sistema que faça a gestão responsável de KPIs.

Escolhendo um sistema de gestão de KPIs

Depois de ler todo o nosso artigo, você deve ter percebido como é importante aplicar os KPIs aos negócios. Mas uma pergunta ainda não foi respondida: como fazer isso de maneira profissional e efetiva?

A resposta é simples: Basta contratar os serviços da Inspira Capital.

A solução Smart Control Finance é uma plataforma que traz 24/7 o DRE (demonstração do resultado do exercício) atualizado e os principais indicadores financeiros do negócio de maneira simples e intuitiva, para otimizar a gestão financeira de qualquer empresa.

Já a solução Smart Control Log, é uma plataforma que conecta qualquer base de dados de logísticos, softwares ou planilhas e traz de maneira intuitiva na tela do PC ou celular, os principais indicadores para otimizar a gestão da transportadora.

Entre os principais benefícios dessas duas ferramentas, podemos citar:

Gera economia e crescimento para a empresa;
Conta com a realização de um encontro mensal com especialista para entendimento em conjunto das informações obtidas;
Tendo em vista que o atendimento é feito de forma remota, essa é uma solução que pode atender o Brasil todo;
Redução de custos operacionais;
Ganhos de mais de 12% na eficiência do processo nos primeiros 12 meses;
Eliminação de achismos a partir de dados que darão embasamento para as decisões;
Melhoria de performances;
Melhor controle dos ativos envolvidos, ou seja, pessoas e veículos;
Visualização assertiva da localização do gap.