Método GTD: Aprenda a ser uma pessoa mais organizada e produtiva

Uma coisa é certa: se você é um profissional que preza pela organização, qualidade e disciplina das suas atividades e responsabilidade, você está lendo o artigo certo. 

Quando você otimiza o seu tempo, você consegue se tornar mais produtivo. Isso é fato. Assim, você consegue ter tempo para aprender coisas novas, pensar estratégias para o seu negócio, ou simplesmente usar seu tempo livre para descansar. 

Mas de que maneira você pode otimizar sua rotina? 

O método GTD faz com que tiremos tudo que está em nossa cabeça e coloquemos de maneira concreta no papel, nos permitindo realizar tarefa sem se esquecer ou perder ideias. 

Continue a leitura para saber mais sobre o método GTD e seus benefícios. 

Agora vamos entender como essa técnica funciona? Confira os tópicos deste artigo: 

O que é o Método GTD?

No livro “A Arte de Fazer Acontecer”, do autor David Allen, nos é apresentada uma metodologia que faz com que tiremos tudo que está em nossa cabeça e coloquemos de maneira concreta no papel, nos permitindo realizar tarefa sem se esquecer ou perder ideias. 

Mais conhecido como métodologia GTD (Getting Things Done), essa ferramenta de organização e execução de tarefas criada pelo consultor em produtividade tem a finalidade de ajudar quem deseja gerenciar suas atividades diárias. 

Em uma das passagens do livro, o autor cita que seus dois objetivos-chave são:  

• Criar um sistema lógico e confiável, externo à cabeça e a mente, para organizar as tarefas que precisam ser feitas, independente do tempo, prioridade ou tamanho; 

• Disciplinar o leitor para que ele tome decisões e consiga planejar, de maneira organizada, como implementar ou renegociar todos a tarefas que precisamos realizar na nossa rotina, seja no trabalho ou no âmbito pessoal. 

Diante disso, é perceptível que o método GTD não apenas auxilia no planejamento, mas também te prepara para adaptar sua rotina com as demandas que surgem no caminho. 

No próximo tópico, você vai entender melhor como utilizar essa ferramenta. 

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Como utilizar o método GTD?

Em tradução livre, a sigla GTD (Getting Things Done) significa “fazendo as coisas acontecerem”, e, obviamente, para as coisas acontecerem você precisa seguir certas etapas. 

Existem 5 pilares da GTD para colocar em ação, sendo eles: 

• Coletar; 
• Analisar; 
• Organizar; 
• Revisar; 
• Fazer. 

Vamos conhecer e entender uma a uma? 

Coletar 

Você já teve alguma boa ideia e simplesmente esqueceu? Com certeza, isso ocorreu por você não ter anotado. E esse passo fala exatamente sobre isso. 

Coletar é o primeiro passo para do método GTD. O autor David Allen explica que não conseguimos armazenar todas as informações necessárias em nossa mente. 

Aqui, você deve escolher uma ferramenta de captação de ideias (a que funcionar melhor pra você) e anotar todas as suas tarefas que precisam ser feitas. 

Vamos para o próximo passo?  

Analisar 

Depois de capturar as ideias, elas precisam ser esclarecidas e, por isso, a segunda etapa é chamada de analisar.  

Nesses casos, você tem que absorver a informação e decidir o que fazer com ela. Uma dica importante é: faça uma separação entre tarefas que não demandam ação e tarefas que demanda algum tipo de ação. 

Para as tarefas que não demandam ação, você vai: 

• Elimine: atividades inúteis ou que não te interessam; 
• Incube: armazene ideias boas para o futuro, mas que não são aplicáveis agora e nem no futuro próximo; 
• Arquive: boas referências (como posts, dados e informações), bem como conhecimento geral. 

Se exigir ação, você deve:  

• Faça: atividades que levam menos do que 2 minutos para serem realizadas; 
• Delegue: se demorar mais do que isso, você pode terceirizar esse “trabalho” para outra pessoa desde que acompanhe; 
• Adie e agende: e a tarefa puder ser feita em outro momento, vale a pena deixar na sua lista de tarefas e agendar; 
• Transforme em projeto: se envolver muitas atividades, você vai precisar se organizar melhor, quebrando-a em tarefas menores. 

Essa etapa requer energia, foco e tempo, por isso é importante não apressar esse processo. Caso contrário, você não conseguirá fazer tudo de uma vez. 

Organizar 

Assim como sugere o nome, essa etapa do método GTD aborda sobre a organização.  

Na obra “A Arte de Fazer Acontecer”, o autor cita que existem sete tipos primários de coisas que você precisa administrar e acompanhar, dentro de uma perspectiva de organização: 

• Uma lista de “Projetos”; 
• Material de suporte a projetos; 
• Ações e informações inseridas na agenda; 
• Listas de “Próximas Ações”; 
• Uma lista “Em espera…”; 
• Material de referência; 
• Uma lista de “Algum dia/talvez”. 

Isso torna a organização das tarefas cada vez mais fácil, ainda mais quando você deseja ver o que fazer em cada contexto – lembrando também da importância de escolher ferramentas efetivas para essas tarefas. 

Revisar 

O objetivo do método GTD não é enlouquecer sua mente, mas permitir que você busque atividades mais produtivas. 

Nessa etapa, você deverá realizar revisões frequentes. Após coletar, analisar e organizar, você deve revisar as suas tarefas. 

A metodologia pede que sejam feitas revisões semanais e, inclusive, o autor David Allen recomenda seguir os seguintes passos: 

• Colete papéis soltos; 
• Processe suas anotações; 
• Revise dados anteriores no calendário; 
• Revise dados futuros no calendário; 
• Ponha por escrito os novos projetos; 
• Revise as listas de “Projetos”; 
• Revise as listas de “Próximas ações”; 
• Revise a lista “Em espera”; 
• Revise todas as listas de verificação relevantes; 
• Revise a lista de “Algum dia/talvez” 
• Revise os arquivos “Pendentes” e de apoio; 
• Seja criativo e corajoso. 

Em resumo, reavalie prioridades, confira tarefas, adicione novas tarefas e analise a progressão. Dessa forma, você impedirá que seu sistema fique desatualizado. 

Vamos para o último passo? 

Fazer 

O último (e não menos importante) passo do método GTD fala sobre escolher a sua próxima tarefa e decidir exatamente o que fazer com ela. 

Após todas essas dicas, monte suas listas para definir prazos e prioridades com eficiência. A dica é evitar o trabalho não programado, fora do seu planejamento. Mudanças podem ocorrer, mas as listas devem ser revisadas. 

E quais são os benefícios de aplicar essa metodologia à sua rotina? Leia o tópico a seguir para entender essas vantagens. 

Benefícios da metodologia GTD

Uma coisa é fato: organização é benéfica em qualquer situação. Você pode perceber que o método GTD não é diferente. 

Conheça algumas vantagens em inserir essa ferramenta ao seu dia a dia:  

• Melhores resultados; 
• Maior organização; 
• Otimização do tempo; 
• Controle e eficiência nas tarefas realizadas; 
• Diminuição do estresse; 
• Melhora na criatividade; 

Já conhecia essa metodologia? Você pode conhecer mais a fundo lendo o livro “A Arte de Fazer Acontecer” do David Allen.