Você tem muitas tarefas diárias e tem dificuldade em se organizar com as prioridades?
Seguindo os princípios da “Matriz de Eisenhower”, você terá mais clareza sobre as atividades a serem executadas, entenderá qual a prioridade de cada uma e reduzirá/eliminará atividades que te levam a procrastinação.
Essa ferramenta promete maior foco, direção e, principalmente, produtividade. Confira os tópicos deste artigo e continue a leitura para saber mais sobre esse método e seus benefícios.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Intitulada dessa forma como uma homenagem ao 34° presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta essencial.
Em uma de suas citações, o presidente apontou o principal norteador da matriz: “Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.”
Mais tarde, Stephen Covey, autor da obra “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, utilizou dos conceitos do presidente para desenvolver a ferramenta conhecida como Matriz de Eisenhower.
Ou seja, sua principal função é elencar as tarefas mais urgentes e importantes e orientar os processos de tomada de decisões. Além disso, podemos citar outras funções.
Dessa forma, você pode visualizar, com maior clareza, suas prioridades de atividades diárias e evitar perder tempo com atividades menos importantes.
No próximo tópico, você vai entender como distinguir o que é urgente do que é importante.
Como distinguir o que é urgente do que é importante?
Parece uma pegadinha, ou até mesmo um pleonasmo. À primeira vista, você pode achar que as duas palavras significam a mesma coisa. Mas a resposta é: não são iguais.
De acordo com as definições do Dicionário Michaelis, o termo “importante” significa:
- Que tem importância;
- Que não se pode esquecer ou deixar de atender.
Ou seja, é um termo, mais precisamente um adjetivo, que diz respeito a algo essencial. Falando no quesito organizacional, é tudo aquilo que precisa ser resolvido em breve.
De forma resumida, tarefas importantes podem não exigir atenção imediata, mas podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos de longo prazo.
Já o termo “urgente”, é definido pelo Dicionário Michaelis como:
- Que precisa ser atendido ou feito com prontidão; que não pode ser adiado;
- Que não se pode dispensar ou prescindir; indispensável;
- Que demonstra necessidade imediata; pressa.
Percebe-se que o adjetivo “urgente” requer mais atenção do que o “importante”. Enquanto “importante” refere-se à qualidade do processo, “urgente” tem a ver com o tempo.
Diferenciar esses dois termos é imprescindível no que diz respeito aos planejamentos.
A rotina requer que prioridades sejam estabelecidas e, diferenciar esses termos, pode te auxiliar na organização pessoal e coorporativa.
Quando nos deparamos com uma tarefa urgente, ela deve ser feita de forma imediata – e, se não for feita dentro do prazo combinado/solicitado, existem consequências para todos os corpos envolvidos.
Agora que você já sabe diferenciar esses termos, a pergunta que não quer calar é: como posso montar uma Matriz de Eisenhower?
Como elaborar a Matriz de Eisenhower?
Também conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo, a ferramenta funciona de maneira fácil e simples.
Se você é uma pessoa que preza pela organização e deseja definir suas prioridades de maneira mais práticas, a matriz pode te auxiliar.
Ela divide as tarefas em quatro categorias, nas quais devemos distribuir nossas tarefas pendentes, de acordo com as seguintes categorias:
- Importante e urgente;
- Importante e não urgente;
- Não importante e urgente;
- Não importante e não urgente.
De maneira visual, essa forma de organização consegue estabelecer um planejamento estratégico que beneficia não só você, mas todos os envolvidos nas atividades.
Vamos conhecer esses quatro quadrantes e entender melhor suas funções?
Importante e urgente
No primeiro quadrante, estão as atividades importantes e urgentes. Aqui, trata-se das tarefas que devem ser resolvidas imediatamente.
Aqui, estão as tarefas que também são nomeadas de “fazer primeiro”. Ou seja, não podem esperar – inclusive, podem afetas as metas ao longo prazo.
Além disso, as atividades orientadas a essa categoria são, muitas vezes, intransferíveis. Em outras palavras, apenas você ou outra pessoa em questão podem realizá-las.
Importante e não urgente
Já no segundo quadrante, estão as atividades que são importantes, mas não urgentes. Aqui, estão as metas de médio e longo prazo.
Diferentemente do primeiro quadrante não temos o caráter de urgência. Além disso, as atividades orientadas a essa categoria, da mesma forma, são intransferíveis.
Importante ressaltar que, apesar de não serem urgentes, as atividades devem ser realizadas para que não sejam deixadas para a última hora.
Não importante e urgente
O terceiro quadrante da matriz de Eisenhower lida com as tarefas que são urgentes, mas não importantes.
Ou seja, não são altamente importantes, mas necessitam ser realizadas em uma certa velocidade.
Um ponto importante a ser ressaltado, é que elas podem ser realizadas/delegadas para terceiros, pois não necessitam de habilidades específicas.
Não importante e não urgente
Por último, mas não menos importante, está o quarto e último quadrante. Esse, aborda as tarefas que não são urgentes, nem importantes.
Normalmente colocadas em segundo plano, as tarefas aqui são deixadas de lado para dar prioridade às prioridades.
Essa etapa da matriz é de extrema importância, haja visto que você define com o que não deve se perder tempo.
Quais as vantagens da Matriz de Eisenhower?
Aplicar o conceito da Matriz de Eisenhower na rotina profissional e pessoal por resultar em diversos benefícios.
Confira alguns pontos positivos da aplicação dessa ferramenta:
- Melhora na produtividade nas atividades;
- Garantia de mais clareza nos processos, pessoais ou corporativas;
- Aumento do foco nos projetos;
- Melhora na agilidade nas tomadas de decisões;
- Otimização dos processos.
A organização faz parte dos hábitos das pessoas altamente eficazes. Agora que você já sabe como funciona a Matriz de Eisenhower, aplique essa ferramenta ao seu dia a dia e perceba os benefícios de uma boa organização.
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