Imagine a seguinte situação: você, empreendedor, deseja adotar melhorias nos processos do seu negócio. Será que existe alguma ferramenta que possa te auxiliar nessa caminhada? A resposta é “sim“.
Apresentado por meio de uma representação visual, o mapeamento de processos consegue tornar a comunicação clara e eficaz, o que auxilia a organização de informações. Com isso, a ferramenta elimina erros recorrentes, economiza recursos e agiliza alguns processos de trabalho.
O mapeamento de processos é uma alternativa muito utilizada no mundo dos negócios, já que busca aumentar a produtividade, gerando mais resultado com a menor quantidade de recursos.
Esse método tem, como objetivo, visualizar os diversos tipos de processo e auxiliar no fluxo de trabalho. Imagine que você precisa se comunicar, de maneira rápida, como a sua equipe. Por meio da representação visual, será mais fácil que os problemas sejam resolvidos, as responsabilidades sejam atribuídas e, obviamente, os resultados sejam superiores.
Vamos entender como essa ferramenta funciona? Continue a leitura para saber mais sobre mapeamento de processos e suas principais informações.
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Confira os tópicos deste artigo:
O que é mapeamento de processos?
Conhecidos como fluxogramas, que também podem ser visualizados de outras formas, os mapas de processo mostram quem está envolvido em um determinado fluxo de trabalho e os recursos necessários para a conclusão da atividade.
Como já dissemos anteriormente, um mapa de processo é uma ferramenta de planejamento e gerenciamento que, além de mostrar os processos, também mostra as etapas necessárias para a conclusão de uma tarefa.
Isso só ocorre pelo motivo do mapeamento de processos padronizar os processos, fazendo com que os resultados sejam comparados em relação à mesma métrica.
Em resumo, o mapeamento de processos permite que você controle todas as etapas importantes nas operações da sua organização. Por meio dele, você poderá melhorar os processos já existentes ou, até mesmo, implementar novas estratégias.
Qual é o objetivo do mapeamento de processos?
O objetivo principal do mapeamento de processos é informar as equipes e gestores como um processo funciona. Dessa forma, cada membro da equipe poderá facilmente aprender como realizar um determinado processo, sem a necessidade de explicações recorrentes (reuniões).
Ficou curioso para saber como fazer um desses mapas? Acompanhe o próximo tópico para entender como se faz um mapeamento de processos.
Quais são as etapas do mapeamento de processos?
As empresas que não adotam um mapa de processo bem planejado, normalmente, lutam para entender como a organização funciona como um todo.
Por esse motivo, decidimos detalhar para você como criar um bom mapa de processos. A criação é fácil e pode ser feita até mesmo em um papel, se preferir. Vamos lá?
Passo 1: identificar um processo que deva ser mapeado
As atividades que são executadas pela sua empresa requerem insumos para a produção de produtos, certo?
A primeira etapa é de extrema importância para que todo o mapeamento de processos seja feito com excelência. Os gestores precisam entender e estudar todos os processos que são executados para que a compreensão e o foco na melhoria sejam assertivos.
Portanto, em primeiro lugar você deve determinar os processos que precisam (ou que você deseja) ser mapeados e estudá-los. Continue a leitura para entender os próximos passos.
Passo 2: compreenda as etapas das atividades envolvidas
Assim como explicamos no passo acima, você só conseguirá administrar e otimizar uma etapa dos processos se souber como ela funciona, não é mesmo? O mapeamento é um verdadeiro ombro amigo, já que ajuda toda a sua equipe a entender cada etapa.
Como dica, documente todas as tarefas que são importantes para concluir o processo. Com uma lista em mãos, você saberá de todas as atividades e quem é responsável por elas.
Nessa etapa, recomendamos também que você liste todos os processos juntamente dos membros da equipe e outras partes interessadas envolvidas no processo. O intuito aqui é determinar quais etapas e detalhes são necessários.
Passo 3: escreva a sequência de etapas e agrupe-as
Lembra que dissemos que era importante listar quais são as etapas? Pois bem, assim criada uma lista de todas as atividades, o próximo passo é organizá-las na ordem correta até que o processo esteja totalmente representado do início ao fim.
O objetivo dessa fase é facilitar a implementação e definição dos objetivos. Aqui você pode adotar o método que preferir, mas lembre-se de que o agrupamento de processos deve ser relacionado pelos resultados que são produzidores.
Dica importante: se atente e verifique com a sua equipe e responsáveis do setor se você perdeu alguma informação importante nas etapas anteriores.
Passo 4: desenhe um fluxograma usando os símbolos de mapeamento de processos
Na quarta etapa, é importante apresentar todas as atividades identificadas durante o mapeamento. Ao simplificar e agilizar todas as fases, os responsáveis conseguem não apenas entender, mas também otimizar os processos de sua empresa.
Você deve escolher o formato adequado para o mapeamento, desenhar o processo (no papel ou em software especializado) e indicar quais são as respectivas etapas, com símbolos de mapeamento do processo.
De fato, quando convertemos algo escrito para a representação visual, se torna mais facilitada a visualização e o entendimento dos processos em geral.
Passo 5: faça a revisão e finalize o mapa do processo
Depois de concluir todas essas etapas acima, mais uma etapa que precisa ser executada: o processo de revisão e otimização de processos. Pode parecer algo simples, mas ela é de extrema importância. Aqui, você deve certificar que nenhuma etapa dos processos foi deixada de fora.
Passo 6: analise o mapa para encontrar áreas de melhoria
Chegamos à etapa final. Você percebeu que o mapa de processos serve como uma ferramenta para a análise de melhoria de processos, certo?
Uma coisa que você também pode fazer é utilizar essa ferramenta para identificar possíveis gargalos e processos ineficientes.
Portanto, sempre se atente a quais tarefas precisam ser melhoradas e corrigidas e mantenha o mapeamento atualizado. Dessa forma, o seu negócio se tornará mais eficiente e organizado.
Quais são os benefícios do mapeamento de processos?
Provavelmente, você já deve ter percebido que a adoção do mapeamento de processos resulta em vários benefícios.
Por se tratar de um fluxograma, o mapeamento de processos comunica, de forma visual, as etapas de forma detalhada. Isso auxilia no entendimento de processos e nas melhorias que podem ser realizadas.
Entre os benefícios do mapeamento de processos, podemos citar:
- Fornecimento de informações sobre um processo;
- Ajudam as equipes a discutir ideias para melhorar processos;
- Promove maior aproveitamento dos processos;
- Auxilia o processo de eliminação dos gargalos e etapas ineficientes;
- Aumento da comunicação entre as áreas da empresa.
Mas como posso implementar o mapeamento de processos de forma profissional ao meu negócio? Acompanhe o próximo tópico para responder essa pergunta.
Escolhendo o serviço de mapeamento de processos
Você já deve ter entendido a importância de adotar o mapeamento de processos ao seu negócio. Além de melhorar a eficiência de uma organização, também auxilia no processo de gestão e fluxo de trabalho.
Mas como fazer para implementar o mapeamento de processos sua empresa de maneira responsável e profissional? É simples: basta contratar o Macrovision da Inspira Capital.
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